Личный ключ · ключ команды · разные двери
Команда и безопасность аккаунта
Защитите свой вход в AppsMax, дайте сотруднику доступ к нужному подключению и проверьте права. Общий пароль и приглашение — не одно и то же.
Сотруднику не нужен ваш пароль. Ему нужен собственный вход и разрешение на нужное подключение.
01 / Вы сами
Проверьте свой профиль
В AppsMax есть три разных доступа: ваш личный вход, данные бизнеса и право сотрудника работать с конкретным подключением. Общий пароль не нужен: каждый входит под своей учётной записью, а доступ к боту выдаётся отдельно.
Откройте в кабинете «Настройки» → «Личный профиль». На вкладке «Профиль» проверьте имя и адрес почты. Если меняете почту, завершите подтверждение нового адреса: отправленное письмо ещё не означает, что адрес изменён. Пароль и активные сеансы находятся на вкладке «Безопасность». Учётная запись сотрудника будет его собственной, а не копией вашей.
02 / Код после пароля
Включите защиту входа
На вкладке «Безопасность» откройте «Защита входа». Это второй шаг после пароля: приложение-аутентификатор показывает одноразовый код. Защита включится только после подтверждения первого кода; затем кабинет выдаст резервные коды. Сохраните их отдельно от пароля и не отправляйте в чат, поддержку или скриншот. Если приложение потеряется, один резервный код поможет войти. Доверенные устройства и замену кодов можно проверить на той же странице. Не отключайте защиту, не оценив, кто ещё может войти с вашим паролем.
Личная копия / отдельно от клиентской базы
Скачайте данные своего профиля
Чтобы получить копию сведений своего аккаунта, откройте «Настройки» → «Личный профиль» → «Безопасность». В блоке «Скачать данные профиля» нажмите «Скачать мои данные». Браузер сохранит JSON-файл — структурированный текстовый файл со сведениями профиля, списком ваших организаций и записями о принятых документах.
В выгрузке есть версии документов и время принятия, если эти сведения сохранены. Для старых записей может быть доступна только отметка о принятии: наличие записи не означает, что в файл вложен полный текст каждого прежнего документа. Это не резервная копия проектов, переписки или клиентской базы. Для данных клиентов нужен отдельный путь выгрузки в CRM.
Файл содержит ваши имя и почту. Сохраните его у себя и не публикуйте. Пароль, коды защиты входа и токены подключений в этот файл не входят. Скачивание не меняет ваши согласия и не отзывает доступ сотрудника.
Бизнес ≠ доступ к боту
Выберите подключение, а не только бизнес
Сотрудников приглашают к выбранному боту или другому подключению. В «Настройки» → «Мой бизнес и документы» хранятся сведения об организации и документы; сам по себе этот раздел не даёт человеку доступ ко всем вашим сообщениям. Откройте «Подключения», выберите нужное подключение и найдите в его рабочем разделе «Команда» → «Доступ к подключению». Если подключения ещё нет, сначала создайте его черновик через «Первый запуск»: приглашение можно подготовить до ввода токена, но оно не включит канал и не запустит приём сообщений.
04 / Не общий пароль
Пригласите человека с нужной ролью
Укажите почту сотрудника и прочитайте описание роли прямо в форме: права зависят от конкретного подключения и подтверждаются кабинетом, а не названием должности. Дайте только доступ, нужный для его работы. После отправки проверьте запись и срок действия ссылки в списке приглашений. Состояние «приглашение создано» не доказывает доставку письма и не означает, что человек уже принял доступ. Сотруднику нужно открыть свою ссылку под учётной записью с той почтой, на которую пришло приглашение. Для нового сотрудника в тарифе владельца должно быть свободное место. Если у человека уже есть доступ к другому подключению того же владельца, повторный доступ не занимает ещё одно место.
- 01Приглашение создано
- 02Ссылка принята
- 03Доступ проверен
Не ставьте последнюю отметку заранее.
05 / После смены обязанностей
Пересмотрите или закройте доступ
Когда обязанности меняются, измените роль действующего участника в команде выбранного подключения. Если человек ещё не принял приглашение, отмените ожидающую ссылку; если уже работает — уберите его доступ отдельно. В обоих случаях проверьте конкретное имя и подключение перед подтверждением. Отзыв доступа одного сотрудника не должен отключать самого бота, доставку сообщений и остальных участников. При сомнении сначала откройте список участников и ожидающих приглашений, а не удаляйте подключение.
Отдельные полки настроек
Что находится рядом, но не выдаёт доступ
В «Настройки» → «Мой бизнес и документы» проверьте реквизиты и «Политику обработки данных» своей организации. Во вкладке «Уведомления» выберите события, на которые действительно нужно реагировать. В разделе «Файлы» проверьте занятое место и использование файла перед удалением. Это отдельные задачи: изменение реквизитов, уведомления или файла не приглашает сотрудника и не расширяет его роль. Для политики данных сначала выберите нужный бизнес; текст документа должен соответствовать вашей реальной работе с данными.